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引き継ぎ

エクセルレガシーの元凶 『引き継ぎ』
俗に言う「エクセルレガシー」（業務で使っているエクセルファイルが、負の遺産になってしまう）をもたらす最大の要因が、引き継ぎの失敗によるものです。
この原因は、おおむね次の２つに絞られます。

（１） 後任者へ引き継ぐ時間がない

（２） 引き継ぐべき資料を作成する時間がない

資料がそろっていれば、引き継ぐ時間が最小限でもできない話ではありませんが、たいていは資料（現状どうなっているか）がそろっていないため、口頭で伝えることになります。そうなると、何回も説明する必要があるので、結局時間が足りないので、引き継げなかったということになってしまいます。
仮に十分に引き継ぐ時間があったとしても、Excelやマクロ（VBA）の引き継ぎだけではありませんから、必然的に「引き継ぐ時間が足りない」「資料を作る暇がない」ということにつながってしまいます。

なぜ引き継げない？　どうしたら引き継げる？
作成者本人以外の第三者に、関数やマクロ（VBA）の概要を理解して貰うためには、客観的な資料が必要です。
資料というと漠然としていますが、要は「現状がどのような仕組みで動いているか」がわかれば済む話です。
それでは、どんな資料があれば十分でしょうか？
基本的には、データと処理の流れがトレースできれば、処理の概要は把握できます。

DRAMSを使えば、こうした資料を事前に用意して目を通しておいてもらい、その後必要最低限の補足説明をすることで、より確実な引き継ぎが期待できます。
このような引き継ぎのシーンで使うことを考慮して、”引き継ぎに必要な1ヶ月だけ使用”ができるのも、DRAMSの大きな特長です。従来の様に、派遣社員に来て貰って数ヶ月かけて引き継ぐのに比べれば、1/10以下のコストで100倍以上の仕事をこなせ、しかも機械処理なので正確です。

引き継ぎ資料の例
１．まず、セルのどの部分に式や関数が含まれているかを確認します。

※DRAMSでは、隠し行／列にある式・関数についても、あいているエリアに表示します


２．次に、それぞれ具体的にどのような式や関数が含まれているかを表示します。

明細行のように、同じ式がコピーされているケースでは、自動的に「以下ｘｘ行省略」の形で１つだけを代表して表示するため、読みやすくなっています。また、何種類の関数が使われているかが、直感的にわかります。

活用事例
１．派遣会社における、標準的な引継資料

派遣会社のN社では、事務を主体とした人材派遣で、エクセルを活用しています。
当然のことですが、新たな職場に人材を送り込むたびに、前任者からの引き継ぎが発生しますが、必ずしも前任者がいるうちに引き継げるとは限らず、スムーズな業務引継の障害となっています。
また、その派遣人材が辞める・異動する等の理由で他の人材と入れ替わる場合も、引き継ぎが発生しますが、日常的に引き継ぎを意識した資料作りをしている余裕がないため、やはり 時間がかかり、かつ十分な引き継ぎができずにいました。
こうした引き継ぎは、人材派遣である以上、定期的にどのクライアント先でも起こっています。
そこで、DRAMSを使って引き継ぎ資料を作成し、あとは用途・使い方のみを完結にまとめるだけで引き継ぎができるようになりました。

２．組織変更に伴い、機能を集約

消費者向けサービス業のT社では、各支店単位でエクセルを活用したツール作りが盛んに行われていました。
支店単位で自由な活動をしているため、当然のことながら他の支店とは同じような用途のツールが多数存在していますが、それまでは特に全社で統一する等は考えられていませんでした。
ところが、今回の不景気の影響で間接業務を極力本社へ吸収する方針が出され、春から大規模な組織変更が行われることになりました。
これに伴い、各支店で活用していたツールは、本社側でまとめて作成・保守されることになりました。
ここで困ったのが、各支店で似たような機能のファイルが多数存在しており、どれか１つだけを抽出すると、他の支店の業務に影響が出てしまうことでした。

そこで、DRAMSの棚卸しツールを使って、全支店の全ファイルを一覧化し、まず支店内で類似のファイルを排除。その後支店毎にツールの簡単な説明をとりまとめ、類似機能のファイルを比較して、マクロ数・関数の種類等より標準的なものを数種類選び、当面はこの中から自由に使って貰うことにしました。
向こう１〜２年かけて、これらを新たに作成するツールへ統合する予定です。

３．新システムへの移行にあたって、仕様の洗い出し

小売チェーンのH社では、現場の人たちが代々育ててきたエクセルのツールが、「無くなると業務が止まる」ほどに活用されていました。
すでに、全社的に広がりを見せ、特定の担当者が片手間に保守するにも限界があったため、新たにWeb系のシステムに作り替えることになりました。
ところが、現状どのような仕組みで動いているかについては、担当者の頭の中にしかありません。
新たに資料を作るにしても、どのような形で作ればよいかわからず、またWeb系のプログラマーにはエクセルはちんぷんかんぷんです。

そこで、DRAMSで内部構造を解説した資料を作成し、Web系のプログラマでも読める状態としました。
もともとの担当者も知らないバグが潜んでいましたが、これらも全て洗い出され、無事新システムへの移行ができました。


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