Excelで、大量データを高速処理
Accessより高速なExcel、できます
本来、コンピュータの処理は、「入出力の画面」「そこから投入された情報を加工するロジック」「処理に使用するデータ」の3つの要素からできています。
このうち、データ部分を外部に切り分けることで、多くのメリットが生じます。
例えば、
- データ処理が得意なデータベースサーバに分離することで、高速・大容量化が容易に図れる
- Excelが苦手なデータ加工処理でも、データベースサーバなら容易に実現可能
- 複数名で同時に利用可能になる
- データのみ集中的に管理できるので、セキュリティの確保が容易
このように、データベースとExcelを組み合わせることで、Accessよりもはるかに高速・大容量なシステムが実現できます。
実は、意外と低コスト
巨大なデータベースでなければ、データベースの導入コストは意外と安く、数万～十数万で済みます。
Accessを買っても¥15,000程度はしますし、場合によっては人数分必要になることを考えると、Excelのライセンスだけで済む「Excel＋DB」方式は、意外と低コストです。
段階的な拡張が得意
処理とデータが分離しているため、新システムに乗り換える場合も、データの再利用が容易です。
同様に、機能追加する場合も、既存データが活用しやすく、「全てのエクセルシートを読み込まなくてはいけない」という事態は、原理的に回避されます。
Excel活用で、いいとこどりができます
Accessの限界
- 最大でも2GBのデータ量
- もともとネットワークで共有される想定で設計されていない
- メモリを大量に消費する
- 原則利用者全員のライセンスが必要
- 標準的なOfficeには含まれていない。買うと意外と高い(¥150,000～）。
全て解決できました！！
Excelの限界!?
- データの上限数が行数に依存してしまう
- 容量が増えると、動作が遅くなる
- 同時に複数人で編集しようにも、壊れやすい
- リアルタイムで大勢とデータが共有できない
- バージョンに依存する部分が多い
全て解決できました！！
データベースサーバの特長
- 1000万件以上の大容量データでも、取り扱い可能
- データ量が増えても、高速に処理が可能
- 同時に大勢で利用可能
- 導入コストが高い（数十万～数百万）
いいところだけ取り入れました！！
Excel＋DBならこんなこともできます
- データベースの知識がなくても、見た目はExcelのままデータベースを扱える
- Excelを操作するだけで、数百万のデータから必要なものだけ抽出可能
- ネットワークにさえつながれば、全国どこでもリアルタイムで情報を共有できる
- 大勢の人が同じExcelシステムを触っても、動作も遅くならなければ壊れることもない
「エクセルで、データベース化は可能です！」
当社の事例から、初歩的な内容がまとまられた入門本です。
実際に多くの案件でデータベースを用いたシステムを納品しています。
Excel ＋ DB 開発事例
コールセンター受付システム
コールセンター受付システムとは？
商品ごとにさまざまな問い合わせが1箇所のコールセンターに集中し、電話で会話をしながら、「回答を支援」かつ「内容を記録」するためのしくみです。
システム概要図
Excelでグループウェア
Excelでグループウェアとは？
複数名で使用できるように、データをMDB形式（Accessと同一形式）にして、分離してあります。
これにより、情報を一元管理でき、リアルタイムでデータが更新されます。
また、Excelの上限行の制限がなくなり、膨大な数のスケジュールを登録することが可能です。
なお、Accessのライセンスを登録せずとも動作します。
参考画面
Excelで勤怠管理
Excelで勤怠管理とは？
社員証に付けられたバーコードを読ませるだけで、勤怠登録ができます。
運用イメージ
- 出退勤時、社員カード等によりバーコードを読み取る
- データが蓄積される
- 管理ツールによってデータを加工
- 給与管理ソフトなどへ、csv形式でデータを渡す
Excelで販売管理／顧客管理
Excelで販売管理／顧客管理とは？
引き合い～見積もり提出～受注～請求書発行～入金確認 までの一連の流れを、顧客単位でデータベースに情報を一元管理し、現在仕掛中のタスクや、未成級の一覧など日々の販売管理業務の他、顧客別売上シェアなどの営業活動にも活かせます。
作成される帳票がExcel形式のため、「請求書の分割」「複数バージョンの見積もり」などに柔軟に対応できます。
システム概要
データをデータベースに一元化することで、エクセルを同時に多人数で利用できるようになりました。
また、納品書や請求書なども、様々な書類を、DBからいつでも出せるようになりました。
こうした書類は全てExcelで作成されているため、「相手先によって印影が必要」「代表者名が必要」といった差違を、手許で吸収できます。
このように、データベース化により、一種のワークフローを実現しています。
