派遣社員がコツコツと作ってきたエクセルのツールが多数あったが、急に退職することになった。
引き継ぐ相手がおらず、代わりの派遣社員が来るのも退職後なので、早期に継承できるようにしたい。
ツールそのものを見直して、引き継ぎやすい形式に修正。
その上で、退職前の派遣社員から使い方を確認しながら、内部構造をドキュメント(資料)化。
派遣社員の勤務日にあわせて、2週間で5日間、現地で対応。
毎月手作業で行っているルーチンワークがあるが、手順が複雑で資料化しにくい。
現在も一部をエクセルで作業しているので、自動化できそうだが、うまく説明できない。
作業をするタイミングで現地に訪問し、作業を引き継ぐつもりで説明を受けながら共同で作業を進めながら手順を確認。
これを基に自動化できる箇所はツールとして作成した上で、作業手順を作成。
Excel担当者の定期人事異動が急に発令され、1週間後には担当を離れなければならなくなった。
引き継ぎに十分な時間がとれないばかりか、Excelだけの面倒を見ているわけではないので、他の引き継ぎを優先せざるを得ない。
Excelは今あるものを見て、来月以降の運用全てを委託したい。
現物を解析の上、新年度対応
システム変更時の作業マニュアルの整備
Excelで作ったツールで業務を回しているが、毎回少しずつ変更したい点がある。あまり量がないので毎日人を雇うほどではない。
業務ルールが複雑すぎて、やりたいことをどう説明していいか分からない
現地で実際の業務を見学しながら、やりたい内容を逆提案
ほぼ自動化した改良版を持ち帰って作成し、再び現地で使い方をレクチャー
自分で作ろうと本を買ってきたが、用語が難しくて分からない
事前にやりたいことを共有の上、資料化して現地で説明しながら、作り方の方針を説明。
事後は電話とメールでサポート。
やりたいことを聞いた上で、ピンポイントで使いたい機能を説明します。
基礎的な部分を作って、後は自分でできる様に引き継ぎます。
大勢でエクセルを使っているが、ちょっと難しい話になると誰も対応できない。